予約受付をホームページに付ける｜電話・フォーム・予約システムの使い分け

電話で足りているなら、それでいい

「予約はホームページで受けるべき」とは限りません。営業中に電話を取れて、件数が1日数件なら、電話がいちばん確実です。 予約システムを入れて、電話とシステムの両方を見る負担が増えることもあります。

変えたほうがいいのは、次のどれかに当てはまるときです。

• 施術中や接客中で、電話を取れないことが多い
• 営業時間外の予約希望が多い（夜に思い立つ人が多い業種）
• 「空いているか」の問い合わせだけの電話が多い
• 同じ時間に2件入れてしまったことがある

3つの受け口と、向き不向き

フォームは「予約希望」の受付です。 確定ではありません。返信して、初めて予約になります。ここを曖昧にすると、「送ったのに予約が入っていない」というトラブルになります。

フォームで受けるときの運用

フォームで足りる業種は多いです。件数が1日数件までなら、これで回ります。

• フォームには「ご希望日時を第3希望まで」を入れてもらう
• 送信後の画面に「確定ではありません。◯時間以内に返信します」と書く
• 返信で確定し、その場で手帳（またはカレンダー）に入れる
• 返信の目安時間は、守れるものにする

「第3希望まで」が効きます。 第1希望が埋まっていて往復すると、そのあいだに別の店へ行かれます。

予約システムで受けるときの注意

空き状況が画面に出て、そのまま確定できるのが利点です。そのぶん、空き状況を正確に保つ必要があります。

• 電話で受けた予約も、必ずシステムに入れる（入れ忘れると二重予約になる）
• 定休日、臨時休業、スタッフの休みを先に入れておく
• キャンセルの期限と、その扱いを明記する
• 施術や接客ごとの所要時間を、実際より少し長めに設定する

電話とシステムの両方で受けるなら、システムを正とすると決めてください。手帳が正だと、システムの空きが信用できなくなります。

サイトに書いておくこと

どの受け口でも、次の4つを書いておくと、電話での確認が減ります。

1. 予約が必要か（予約優先か、予約制か、不要か）
2. 受付の方法（電話・フォーム・システムのどれか。急ぎは電話、など）
3. 返信の目安（フォームの場合）
4. キャンセルの連絡先と期限

LARU HPの場合

LARU HPには、空き枠・担当者・設備の予約管理が月額に含まれています。予約希望のフォームとして使うことも、枠を出して受け付けることもできます。月額999円（税別）から、初月無料、最低利用期間6ヶ月です。料金や条件は変わることがあるので、申込みの前に料金プランでご確認ください。